Stage · seul ou avec la compétition

Organiser un stage de kendo, iaido, jodo ou naginata : créneaux, inscriptions, émargement.

Un stage la veille de votre compétition, ou un stage seul, sur un ou plusieurs jours : KENDO TAIKAI s'occupe des inscriptions par créneau, des conditions à accepter, de la liste des participants, de l'émargement et du paiement, de l'affiche et des courriels. Pour le kendo, le iaido, le jodo ou le naginata. Gratuit pour tous les clubs.

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Capture de la liste d'émargement d'un créneau de stage, avec les cases présent et payé (personnes fictives)

GRATUITpour tous
les clubs

Comment l'organiser

Avec la compétition ou seul.

Stage et compétition

Le stage accompagne la compétition, souvent la veille : il s'ajoute au formulaire, à la liste des participants, au tableau de bord et aux documents. Un inscrit peut venir au stage seulement, sans combattre.

Stage seul

L'événement est le stage lui-même. Le menu se réduit à ce qui sert : tableau de bord, formulaire, participants, clubs, documents, e-mailing. Pas de catégorie, pas de tirage, pas de poule.

Sa discipline

Le stage suit la discipline de l'événement, ou une autre : un stage de iaido au milieu d'un week-end de kendo, par exemple. L'affiche, le formulaire et les courriels la reprennent.

Avec un passage de grade

Un passage de grade peut s'ajouter au stage : chacun s'inscrit au stage, au passage de grade, ou aux deux. Les passages de grade →

Plusieurs jours, plusieurs créneaux

Les créneaux et le programme du stage.

Créneaux sur plusieurs jours : un geiko d'accueil le vendredi soir au dojo, puis samedi et dimanche, matin et après-midi, au gymnase ; chacun son libellé, sa date, ses heures et son lieu.
Les heures se tapent comme vous voulez : « 0930 », « 9h30 » ou « 9.30 » deviennent 09:30.
Le programme du stage : ses lignes font l'affiche, le tableau de bord et le document « Programme du stage », en PDF ou en Word.
Au programme seulement : une ouverture des portes ou un ji-geiko se met au programme sans devenir un choix d'inscription ; un moment ponctuel s'écrit avec une seule heure.
Le Nota du programme, sous ses lignes ; laissé vide, il dit la participation et le paiement.
Le montant, si vous le voulez : par inscrit, par créneau ou par jour ; sans montant, rien n'est chiffré.

Capture de la liste d'émargement d'un créneau de stage (personnes fictives)

Les inscriptions

Un formulaire en ligne, créneau par créneau.

Dans le formulaire, un Oui / Non par créneau, avec sa date, ses heures et son lieu ; dessous, votre explication et la case d'acceptation (« Ok pour moi »), obligatoire dès qu'un créneau est choisi.
Vos propres questions (grade, professeur, repas…) ; le formulaire peut aussi s'afficher en anglais, en japonais et en coréen, avec vos traductions.
Depuis votre Google Form : dates, créneaux, questions et image d'en-tête repris.
Dans Participants, une colonne par créneau, le total dû, les conditions acceptées et le paiement : Payé, En partie, À payer.
L'animateur suit les inscrits en direct, créneau par créneau, par un lien en lecture seule, sans compte.
Le stage suivant : « Dupliquer pour un autre stage » recopie titre, textes, questions et créneaux ; les dates suivent celle du nouveau stage.

L'affiche

Déposée ou fabriquée, partout où il faut.

Déposez votre affiche, ou cliquez « Fabriquer l'affiche » : le logiciel compose une page A4 à partir du stage — nom, encadrant, dates et créneaux, participation, contact et QR code du formulaire.
Six styles au choix : Bandeau, Sobre (économe en encre), Kanji, Programme, Affiche club, Moderne.
Elle apparaît sur le formulaire d'inscription, dans Documents, et part avec les courriels d'ouverture et de relance.
Sur la version installée et à la synchronisation, elle suit l'événement.

Sur place

L'émargement et le paiement, créneau par créneau.

La liste d'émargement : une page par créneau — nom, club, grade, cases « Présent », « Conditions » et « Payé », et le total déjà payé · à encaisser.
Trois états : « Rempli », « Avec les noms » (cases vides), « Vierge » (lignes numérotées).
Le pointage : sur place, vous pointez « Payé » dans la fiche ou dans la liste ; le jour et l'auteur du pointage sont gardés.
Le budget du stage, si vous le suivez : chaque ligne porte son activité, et la note de frais peut ne porter que sur le stage, justificatifs joints.

Les courriels

Écrire aux stagiaires, et à eux seuls.

« Ce courriel concerne : le stage » et les destinataires « Les inscrits au stage » : un événement à plusieurs activités n'écrit qu'à ceux qu'il faut.
Le champ {créneaux} donne à chacun ses créneaux, avec leurs heures : « Samedi matin (10:00 – 12:00) ».
L'annonce et l'ouverture des inscriptions partent avec l'affiche, vers vos listes de diffusion et les inscrits de vos événements précédents ; le programme du stage peut être joint.
« Simuler l'envoi » avant l'envoi réel : rien ne part tout seul.

宿泊 · shukuhaku

Hébergement et repas

Pour le stage comme pour la compétition.

Ce qui le distingue : qui dort où, nuit par nuit, et qui doit combien, sans tableur à côté. Activé seulement si votre événement en a besoin.

Capture de la répartition des chambres : demandeurs sans lit, chambres hommes, femmes et mixte, lits libres (personnes fictives)

Lieux et chambres : lits, type (hommes, femmes, mixte, famille, mineurs), prix par nuit ou forfait ; saisis ou importés d'un CSV ou d'un Excel.
Demandes par le formulaire : nuits souhaitées, colocataire souhaité, remarque ; repas au choix, payants si vous le voulez.
Répartition nuit par nuit au glisser, à la souris ou au doigt, ou « Proposer une répartition » que vous appliquez ou non.
Alertes, jamais bloquantes : chambre pleine, mixité, mineur sans son responsable, demandeur sans lit.
Clés et caution : une clé par chambre ou par personne, remise et retour signés, caution encaissée puis rendue ou gardée.
Documents : plan des chambres, affichettes de porte, récapitulatif pour l'hébergeur, tableau des repas pour le traiteur.
L'argent : hébergement, repas et caution dans le dû / payé / reste de la liste de pointage.
Courriel « Votre chambre » : chambre, colocataires, nuits et repas remplis pour chacun.

Avec le stage, toute l'année ou le même week-end

C'est gratuit.

KENDO TAIKAI est gratuit pour tous les clubs. Créez votre compte, puis, écran Événements, « Avec l'assistant » : cochez la carte Stage.

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Capture de la répartition des chambres d'un événement (personnes fictives)

Propulsé parPhilippe PIERREKendo Club de Montivilliers